Document Controller

With offices in Australia, Canada, Africa and the Philippines, Lycopodium proudly delivers high quality professional engineering and project delivery services globally, across the resources, infrastructure and industrial processes sectors. By joining our global team and learning from renowned subject matter experts, we can offer you a diverse career that could take you anywhere in the world.

Lycopodium is currently recruiting for a Bilingual Document Controller to join our growing team in Lima, Peru. 

Reporting to the Principal Designer the Bilingual Document Controller will be responsible for managing various aspects of document control, including the receipt, storage, retrieval and circulation of documents, review coordination, external submission and distribution control.

The tasks you'll perform

• Implement the Documentation Management system, including setting-up and explaining rules and procedures to colleagues.
• Control the identification, registration, distribution and retention of client, design, and vendor documentation.
• Implement and maintain procedures, specifications required to ensure the efficient management of all documents throughout the Project lifecycle.
• Develop and contribute to the delivery of improvement initiatives, which support business priorities for continuous improvement.
• Perform constant analysis of produced documentation to check for compliance with Project standards regarding numbering, graphic charts, used symbols and all others aspect related to document quality.
• Validate and maintain necessary means and tools for the timely preparation of the hand-over of documentation as requested.
• Register and file all relevant project documentation in accordance with Company approved procedures.
• Proactively support other team members as required to ensure Project deliverables are met.
• Impose strict confidentiality in the performance of the documentation management during the tendering phase and as a general manner all along the course of the Project.

The expertise you'll bring

• Diploma or equivalent experience in Business or Administration is desired.
• A minimum of 3 continuous years’ experience in document control.
• Experience working in an EPCM environment.
• Well-developed written and verbal communication skills.
• Demonstrate an ability to work autonomously and collaboratively within the document control environment and with colleagues across all business units.   
• Build and sustain positive relationships with all stakeholders, including clients, vendors and co-workers.
• Proactively seek and accept guidance and feedback provided by subject matter experts.
• Driven and determined to achieve objectives through continued professional development.
• Personal qualities of integrity, credibility and commitment.
• High attention to detail and solid knowledge of the requirements and processes of vendor data.
• Excellent organisational skills with the ability to multitask and prioritise to a high standard of accuracy and professionalism.
• Demonstrated knowledge in the use of an electronic document management system or database such as Sharepoint, ProjectWise, Aconex, etc.
• Strong working knowledge of Microsoft Office software and Adobe.

The benefits we'll provide

Lycopodium has a strong company culture focused on career progression and technical skill development. You can expect to be involved in a wide range of large projects whilst working amongst a team of highly skilled professionals.

We recognise that everyone is different and needs may change over the course of your career. That’s why we :

• Invest in our people for the long-term, building a diverse and rewarding career, mentored by the best in the industry.
• Allow our people to balance work with other commitments, like family or study, offering flexible work arrangements.
• Are undertaking significant people and technology initiatives that will support the workplace of the future.

Descripción general:

Responsable de gestionar diversos aspectos del control de documentos, incluyendo la recepción, almacenamiento, recuperación y circulación de documentos, coordinación de revisiones, presentación externa y control de distribución.

Objetivos:

• Garantizar la carga, registro, archivo y distribución precisos de la documentación relacionada con el proyecto. 
• Supervisar y controlar la transmisión de documentos del proyecto, desde la preparación hasta el archivo, de acuerdo con los estándares regulatorios, así como los de la empresa y el cliente.
• Gestionar y agilizar las entregas y la documentación de los proveedores para garantizar el cumplimiento de los requisitos contractuales.
• Trabajar en colaboración con el equipo de control de proyectos y documentos.

 Responsabilidades:

• Implementar el sistema de gestión documental, incluyendo el establecimiento y explicación de reglas y procedimientos a los colegas.
• Controlar la identificación, el registro, la distribución y la retención de la documentación del cliente, diseño y proveedores.
• Implementar y mantener los procedimientos y especificaciones necesarios para garantizar la gestión eficiente de todos los documentos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
• Desarrollar y contribuir en la implementación de iniciativas de mejora que respalden las prioridades empresariales para la mejora continua.
• Realizar un análisis constante de la documentación producida para verificar el cumplimiento de los estándares del Proyecto en cuanto a numeración, diagramas gráficos, símbolos utilizados y otros aspectos relacionados con la calidad de los documentos.
• Validar y mantener los medios y herramientas necesarios para la preparación oportuna de la entrega de documentación según lo solicitado.
• Registrar y archivar toda la documentación relevante del proyecto de acuerdo con los procedimientos aprobados por la empresa.
• Apoyar de forma proactiva a otros miembros del equipo según sea necesario para garantizar el cumplimiento de los entregables del proyecto.
• Mantener estricta confidencialidad en la gestión de la documentación durante la fase de licitación y en general durante el curso del proyecto.

Cualificación y experiencia:

• Deseable título o experiencia equivalente en Negocios o Administración.
• Experiencia mínima de 3 años continuos en control de documentos.
• Experiencia trabajando en un entorno de EPCM.

 Conocimientos, habilidades y aptitudes:

• Habilidades bien desarrolladas de comunicación escrita y verbal.
• Demostrar capacidad para trabajar de forma autónoma y en colaboración dentro del entorno de control de documentos y con colegas de todas las unidades de la empresa.   
• Construir y mantener relaciones positivas con todas las partes interesadas, incluidos clientes, proveedores y compañeros de trabajo.
• Buscar y aceptar de manera proactiva la orientación y los retroalimentación proporcionada por expertos en la materia.
• Motivación y determinación para alcanzar objetivos mediante el desarrollo profesional continuo.
• Cualidades personales de integridad, credibilidad y compromiso.
• Gran atención a los detalles y conocimientos sólidos de los requisitos y procesos de los datos de proveedores.
• Excelentes habilidades organizativas con capacidad para realizar varias tareas a la vez y establecer prioridades con un alto nivel de precisión y profesionalismo.
• Conocimientos demostrados en el uso de un sistema electrónico de gestión de documentos o bases de datos como Sharepoint, ProjectWise, Aconex, etc.
• Amplio conocimiento de los softwares de Microsoft Office y Adobe.

We encourage and value diversity and inclusion and welcome applications from all backgrounds regardless of gender, age, disability and ethnicity.

Our commitment to equal opportunity is embodied in our values of Respect, Integrity & Diligence. They are inherent in who we are, as individuals, and collectively as a Company.

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